Inleiding

Het doel van het privacyreglement is alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover Be in Charge de beschikking heeft, op de juiste manier te regelen. Het privacyreglement ligt ter inzage op de vestiging van Be in Charge en is online terug te vinden op www.be-incharge.nl

 

Artikel 1. Begripsbepalingen

1.1. Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.2. Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

1.3. Be in Charge: gevestigd te Melisse 8, 1616 TV Hoogkarspel, die uitvoering geeft aan opdrachten gericht op de organisatie en uitvoer van de door de opdrachtgever gewenste eisen. KVK-nummer: 80279554

1.4. Opdrachtgever: De partij die aan Be in Charge een opdracht tot aanvraag van een dienst heeft gegeven.

1.5. Verwerker: Degene die ten behoeve van Be in Charge persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.7. Derden: Personen of instanties buiten Be in Charge die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd zijn persoonsgegevens te verwerken.

1.8. Toestemming van de contactpersoon van de opdrachtgever: Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de contactpersoon aanvaardt dat hem/haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

 

Artikel 2. Reikwijdte

2.1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van opdrachtgevers door of namens Be in Charge.

 

Artikel 3. Doel verwerking persoonsgegevens

3.1. Be in Charge verwerkt gegevens ten behoeve van het bevorderen van de organisatie en ten uitvoer brengen van de aangevraagde dienst door de opdrachtgever. 

3.2. Be in Charge verwerkt persoonsgegevens verstrekt door opdrachtgever voor de volgende doelen:

Door de disclaimer te ondertekenen, neemt u eigen verantwoordelijkheid voor deelname aan één van de diensten van Be in Charge.

Middels registratie van de deelnemers (naam en geslacht) kan het resultaat, voortkomend uit deelname aan één van de diensten van Be in Charge, gemonitord worden.

3.3. De registratie van persoonsgegevens beperkt zich tot de informatie, die direct ten dienste staat voor de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van Be in Charge uit te voeren contractuele taken.

 

Artikel 4. Toegang tot persoonsgegevens

4.1. Uitsluitend de medewerkers van Be in Charge hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

4.2. Alle medewerkers van Be in Charge die kennis krijgen van gegevens uit de persoonsregistratie zijn verplicht tot geheimhouding.

 

Artikel 5. Verstrekking aan derden

5.1. Wanneer persoonsgegevens verstrekt dienen te worden aan derden in het kader van wettelijke verplichting, is hiervoor geen toestemming van de contactpersoon vereist.

5.2. Tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een overeenkomst in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot de organisatie of ten uitvoer brengen van de aangevraagde dienst door de opdrachtgever, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden vooraf toestemming nodig van de contactpersoon.

5.3. Indien toestemming van de contactpersoon of diens gevolmachtigde is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of een beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven. De toestemming kan schriftelijk worden ingetrokken.

 

Artikel 6. Beveiliging van persoonsgegevens

6.1. Be in Charge treft passende organisatorische en technische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongewenste verspreiding en inzage, vervalsing, vernietiging of wijziging door onbevoegden.

6.2. Be in Charge legt de verplichting tot geheimhouding op aan haar personeel. Personeelsleden tekenen een geheimhoudingsovereenkomst waarbij zij hiermee akkoord gaan.

 

Artikel 7. Bewaartermijnen

7.1. Verslaglegging aan opdrachtgever en derden (ten behoeve van de uitvoer van een aangevraagde dienst door de opdrachtgever), persoonsgegevens noodzakelijk voor communicatie met opdrachtgever en intakeformulieren blijven maximaal drie jaar bewaard.

7.2. Gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.

7.3. Be in Charge wordt geacht na beëindiging van de contractuele relatie met de opdrachtgever alle persoonsgegevens van de contactpersoon van deze opdrachtgever na één maand ter beschikking te stellen aan de opdrachtgever. Alle overige tot de contactpersoon te herleiden gegevens zullen ontoegankelijk worden gemaakt dan wel vernietigd. Hierbij vervalt artikel 7.1.

 

Artikel 8. Meldplicht datalekken

8.1. Be in Charge is verplicht er zorg voor te dragen dat datalekken worden gemeld conform wet- en regelgeving bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de kandidaat.

 

Artikel 9. Recht op inzage

9.1. De contactpersoon heeft recht op inzage van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. Persoonlijke notities voor intern gebruik vallen buiten deze gegevens.

9.2. Inzage van gegevens geschiedt binnen één kalendermaand na aanvraag door middel van een volledige kopie van alle beschikbare gegevens, voor zover de privacy van anderen hiermee niet geschaad wordt. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan dit met één maand worden verlengd. Be in Charge stelt de kandidaat hiervan op de hoogte.

9.3. Voor de verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

 

Artikel 10. Recht op dataportabiliteit

10.1. De contactpersoon heeft het recht de hem betreffende persoonsgegevens, die hij of de opdrachtgever aan Be in Charge heeft verstrekt, in een gestructureerde, leesbare vorm te verkrijgen en heeft het recht die gegevens aan een andere instantie over te dragen.

 

Artikel 11. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen gegevens

11.1. Indien de opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, kan de kandidaat een verzoek indienen bij Be in Charge waarin wordt verzocht om correctie, aanvulling of verwijdering van de gegevens.

11.2. Verwijdering blijft achterwege voor zover de bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist, indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de kandidaat en als de cliënt een procedure heeft aangespannen of het waarschijnlijk is dat hij dit zal doen.

11.3. Be in Charge bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek. Een weigering is met redenen omkleed.

11.4. Indien Be in Charge het verzoek tot verwijdering inwilligt, zullen alle ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt worden verzocht de persoonsgegevens die zij hebben verkregen te wissen.

 

 

Hoogkarspel 17 maart 2023